Искусство проведения совещаний

Поделиться

сонное совещаниеСталкивались ли вы с проблемой, когда совещание растягивается на полдня, в процессе его участники начинают выступать не по теме и в итоге вы не получаете ничего, кроме усталости и взаимного неудовлетворения? Не расстраивайтесь, если это так. Большинство руководителей рано или поздно пережили это на себе. Совещание — один из инструментов работы с персоналом, причем не самый дешевый, и им нужно уметь правильно пользоваться.  Объясню на примере: представьте, что в совещании длительностью 2 часа принимает участие 10 человек. Предположим, средняя заработная плата каждого участника 40 тысяч рублей в месяц. То есть час времени каждого сотрудника в среднем  стоит 250 рублей. Значит, двухчасовое совещание будет стоит вашей компании минимум 5000 рублей. А если это собрание акционеров, где счет идет на другие суммы? Вывод можете сделать сами. Поэтому перед тем, как назначить совещание задайте себе главный вопрос: “А можно ли без него обойтись и решить вопросы по электронной почте или телефону?”. Если обойтись невозможно, можно переходить к его планированию. Чтобы не тратить время и деньги впустую за два дня до совещания разошлите повестку участникам. В ней укажите тему совещания, цель (какие решения должны быть приняты в результате совещания), место, время проведения и продолжительность, а также материалы, которые должны подготовить его участники. Само совещание начните с проговаривания повестки и целей. Определите время на выступление каждого участника, и обсуждение вопросов. Если участники начинают высказываться не по теме, корректно напомните им о цели совещания. В процессе совещания необходимо вести протокол, где секретарь или один из участников фиксирует предложения, принятые решения и задачи. Обязательно указывайте ответственных за выполнение задачи и сроки. В конце совещания зачитывается протокол  — это крайне важный момент! Вы, как руководитель, корректируете неточности и даете пояснения по каждой из задач и дополняете список. Иначе протоколист может допустить много ошибок и протокол окажется неэффективным.   В этот же день откорректированный протокол рассылается всем участникам. При необходимости протокол дается каждому под роспись. Следующее совещание начинается с разбора предыдущего протокола и контроля выполнения задач.

И помните, верная стратегия —  гарантия успеха!